Nahezu alles wird digitalisiert und wir müssen in einer immer stärker vernetzten Welt den Überblick behalten. Digitalisierung ist Chance und Risiko zugleich. Unternehmensabläufe werden so gestaltet, dass mit möglichst geringem Aufwand ein bestehendes Ziel erreicht wird. Gleichzeitig erhöht sich die Komplexität der hinter den Abläufen stehenden Prozesse. Diese Prozesse wollen verstanden und beherrscht werden.
Dies hat auch das Finanzamt erkannt und die Dokumentation der unternehmensinternen Verfahren als einen wesentlichen Bestandsteil zum Nachweis der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erhoben.
Grundlage der Verfahrensdokumentation ist das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben) vom 28. November 2019 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, GZ: IV A 4 - S 0316/19/10003:001, DOK: 2019/0962810.
Danach muss ein Unternehmer für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) „eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation“ vorhalten, „aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ Demnach beschreibt die Verfahrensdokumentation „den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speichern, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ Die Verfahrensdokumentation besteht aus „einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation“.
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert betriebswirtschaftliche, steuerliche und technische Kenntnisse; insbesondere auch Erfahrung aus unzähligen Betriebsprüfungen (BP) und erfolgreichen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Gerne sind wir Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation behiflich. Dank unseres digitalen Beratungsansatzes sind wir in der Lage, Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, z.B. in den Standardprozessen Belegablage“ oder „Kassenführung“, zeitsparend zu einem auch für Sie attraktiven Honorar anzubieten.
Wenden Sie sich gerne direkt an Ihren Berater oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: verfahrensdoku(at)vrt.de
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